Päijät-Hämeen kesäyliopiston tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispvm: 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Päijät-Hämeen kesäyliopistoyhdistys ry
Niemenkatu 73, 15140 Lahti
p. 044 7290 020, toimisto(at)phkesa.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rehtori Riikka Harju
p. 050 5418 084, riikka.harju(at)phkesa.fi

3. Rekisterin nimi
Päijät-Hämeen kesäyliopiston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, tiedotukseen ja suoramarkkinointiin. Kesäyliopiston kurssien osallistujien ja opettajien tiedot kerätään järjestelmään kesäyliopiston järjestämän opetuksen hallinnoimiseksi, opintosuorituksen tallentamiseksi ja välittämiseksi sekä laskutuksen järjestämiseksi.
Kesäyliopistolta kerätään tietoja valtakunnallisiin koulutustilastoihin. Tilastoihin ei luovuteta yksittäisten henkilöiden tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallentuvat tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään sekä mahdolliset opintoihin liittyvät osallistumis- ja suoritustiedot.

• nimi‐ ja yhteystiedot
• koulutustiedot
• ilmoittautumistiedot
• maksu-/laskutustiedot
• suoritustiedot
• muut taustatiedot tilastointia varten

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on opiskelijoiden itse ilmoittamat tiedot sähköisestä ilmoittautumislomakkeesta. Ilmoittautumistietoja vastaanotetaan myös puhelimitse, sähköpostitse ja paperilomakkeella. Opiskelijan opintosuoritustietoja saadaan opettajilta, tentaattoreilta ja avoimen yliopiston yhteyshenkilöltä pääasiassa sähköpostitse. Opettajat ilmoittavat omat tietonsa puhelimitse tai sähköpostitse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kerätyt tiedot on rajoitettu kesäyliopiston sisäiseen käyttöön. Poikkeuksena tähän ovat avoimeen korkeakouluopetukseen osallistuvat, joiden osalta osallistujien tiedot välitetään suoritus-tietojen rekisteröintiä varten sille korkeakoululle, jonka tutkinto-vaatimusten mukaiseen opetukseen henkilö osallistuu. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan yksittäisiä tietoja luovuttaa perintää toimeksiannon pohjalta suorittavalle yritykselle.
Tilastotietoja luovutetaan Tilastokeskukselle, Opetushallitukselle ja Suomen kesäyliopistot ry:lle.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen suojauksesta ja tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö suoramarkkinoinnissa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa pyydettäessä, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteistä velvoitetta säilyttää tietoja.

Evästeiden käyttö

Kesäyliopisto käyttää sivustollaan verkkosivujen kävijäseurantapalvelua Google Analytics, joka hyödyntää evästeitä. Sillä keräämme anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä parantaaksemme sivuston sisältöä. Google Analytics -palvelu tallentaa anonyymisti tietoja siitä, millä sivulla käydään, kuinka kauan viivytään sivustolla, mitä kautta sivustolle tullaan ja mitä linkkejä klikataan. Kävijäseurannan voi estää Google Analyticsin opt-out –toiminnolla https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.